Conditions Générales de Prestations de Services

Conditions Générales de Prestations de Services applicables chez Æquinoxe-Office

I) APPLICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES – OPPOSABILITÉ
Toute mission confiée à Æquinoxe-Office implique l’adhésion entière et sans réserve du Client aux conditions générales de prestation de services ci-dessous à l’exclusion de tout autre document.

Aucune condition particulière ne peut, sauf exception formelle et écrite figurant sur le bon de commande devenu ferme et définitif, prévaloir sur les présentes conditions générales de prestation de services.

L’exécution de toute prestation par Æquinoxe-Office implique de la part du Client l’acceptation des présentes conditions générales de prestation de services et la renonciation à ses propres conditions générales. Toute condition contraire sera donc, à défaut d’acceptation expresse et sauf convention spéciale contraire écrite, inopposable à Æquinoxe-Office, quel que soit le moment où elle a pu être portée à sa connaissance.

Æquinoxe-Office se réserve le droit de modifier à tout moment ses conditions générales de prestation de services (dernière date de mise à jour dûment spécifiée en fin de document).

Le fait qu’Æquinoxe-Office ne se prévale pas à un moment de l’une quelconque des présentes conditions générales de prestation de services, ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

Les présentes conditions générales de prestation de services sont applicables à toutes les commandes de prestation de services passées à l’entreprise Æquinoxe-Office, entreprise individuelle sous le statut d’auto-entrepreneur représentée par Laurence STAEBLER-THIBAUT et dont le siège social se situe au 27 avenue de Lacourtensourt – 31140 Aucamville – France.

Inscription au Répertoire des Métiers le 14.07.2017 sous le N° RM 2364.17.31.
Identifiant SIREN : 830 892 352 RM 31.
Identifiant SIRET : 830 892 352 00014.
Code APE : 8219Z.

II) OBJET
Æquinoxe-Office, service de secrétariat indépendant, est une entreprise de prestations de services qui propose de l’assistance administrative et bureautique aux professionnels, aux professions libérales médicales ou para-médicales, créateurs d’entreprises, et associations.

Il s’agit principalement de prestations ponctuelles ou régulières de services de secrétariat à distance ou sur site incluant toutes prestations de permanence téléphonique, d’assistance à la gestion administrative, commerciale et bureautique pour les professionnels ainsi que la retranscription audio et, s’agissant des seuls Clients exerçant en libéral pour les professions médicales et para-médicales, des prestations de gestion de facturation (de la gestion de la télé-transmission jusqu’aux paiements : gestion des flux Noémie et traitement des impayés auprès des caisses et organismes complémentaires).

Toute mission confiée à Æquinoxe-Office fait l’objet d’un devis gratuit établi sur la base des informations communiquées par le client ; il aura valeur de contrat de prestation de services et/ou de lettre de mission une fois approuvé et retourné avec la mention « Bon pour accord ».

III) DISPONIBILITÉ
Les prestations prévues en Article II sont réalisées selon la disponibilité du Client et de l’entreprise Æquinoxe-Office. Aucun minima d’heure n’est à réaliser, toutefois, il est préférable de prévoir un minimum de 3 heures consécutives pour toute demande de prestation sur site.

IV) DÉLAIS ET MODES DE LIVRAISON
a) Délais de livraison
Æquinoxe-Office s’engage à respecter les délais convenus avec le client lors de la prise de commande. Toutefois, il est précisé que les délais d’exécution mentionnés sur le devis sont donnés à titre purement indicatif et qu’à la condition que le Client confirme sa commande selon les modalités définies en Article II ci-dessus et Article III dans un délai de 3 (trois) jours ouvrés à compter de la réception du devis. Passé ce délai la date de livraison peut faire l’objet d’une révision en fonction de la charge de travail du Prestataire.

En aucun cas leur dépassement n’autorise le Client à annuler la commande ou à bénéficier de dommages et intérêts à son profit.

En toute hypothèse, la responsabilité du Prestataire ne saurait être engagée du fait de dommages directs ou indirects causés au Client ou à des tiers du fait d’un retard de livraison dû notamment à un cas de force majeure (cf. Article XVIII), ou à un éventuel problème d’acheminement de la prestation par la voie postale.

b) Modes de livraison
Une fois les prestations réalisées, trois modes de livraison sont disponibles :

• par voie postale,
• par messagerie électronique (en pièces jointes sous format Word, Excel ou PDF),
• remises en mains propres au Client par Laurence STAEBLER-THIBAUT.

V) OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE ET CONFIDENTIALITÉ
a) Obligations
Pour l’accomplissement des prestations prévues en Article II, Æquinoxe-Office engage tout son savoir-faire et son professionnalisme à la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées conformément aux règles de l’art et aux usages de la profession et s’engage à fournir une prestation de qualité adapté à la volonté du Client et selon les modalités définies sur le devis dans le délai imparti. Toutefois, le prestataire se réserve le droit de modifier le délai en cas de force majeur (Cf. Article XVI).

Æquinoxe-Office s’engage en outre, à informer le client de toutes les contraintes liées à sa mission ou des difficultés rencontrées et est responsable du bon déroulement de la mission, conformément aux règles professionnelles.

La présente obligation n’est, de convention expresse, que pure obligation de moyens.

b) Confidentialité
Les prestations, missions et travaux réalisés par Æquinoxe-Office sont soumis au secret professionnel et au secret médical d’un point de vue déontologique. Aussi, tous documents, informations commerciales, fiscales ou toutes autres informations portées à sa connaissance avant, pendant ou après la réalisation de la prestation seront traités de manière confidentielle. Æquinoxe-Office s’engage donc à respecter la confidentialité tant des données transmises par le Client que des travaux réalisés.

Æquinoxe-Office s’interdit, en conséquence, pendant toute la durée du contrat et sans limitation de durée après son expiration, de les divulguer à quelque titre, sous quelque forme et à quelque personne que ce soit. Il s’engage également à détruire tous les documents qui lui seront fournis à l’issue de la mission et de n’en garder aucune copie. Les originaux seront retournés au Client sur simple demande écrite.

Cependant, la responsabilité d’Æquinoxe-Office ne peut être engagée en raison d’une interception ou d’un détournement des informations lors du transfert des données, notamment par Internet. Par conséquent il appartient au Client, lors de la commande ou préalablement, d’informer Æquinoxe-Office des moyens de transfert qu’il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible.

VI) OBLIGATIONS DU CLIENT ET TRANSMISSION DES DONNÉES
a) Obligations
Le Client s’engage à mettre à la disposition de l’entreprise Æquinoxe-Office toutes les informations, supports ou documents pouvant contribuer à la bonne réalisation de l’objet du contrat. Toute omission de la part du Client ou tout document ou support fourni par le Client ne pouvant être traité (bande-son inaudible, document manuscrit illisible, etc.) pourra entraîner une révision de la date de livraison de la prestation, un surcoût voire une annulation de la commande.
Le Client s’engage donc à fournir à Æquinoxe-Office tous les éléments nécessaires à la réalisation de la mission. En cas de manquement du Client à son obligation d’informer le Prestataire, celui-ci ne peut être tenu responsable des éventuelles non-conformités ou d’un dépassement des délais. Æquinoxe-Office est donc dégagé de toute responsabilité dans le cas où le Client ne lui fournirait pas l’ensemble des informations nécessaires à l’exécution de sa mission.

Pour les seules prestations à distance, le Client dispose d’un délai de 3 (trois) jours ouvrés à compter de la réception des documents réalisés par Æquinoxe-Office pour manifester par écrit un éventuel désaccord concernant la qualité de la prestation. Passé ce délai, la prestation est considérée comme ayant été dûment exécutée et aucune contestation ne peut être admise. À cet effet, le Client admet de considérer comme preuve de la livraison tout accusé de réception par voie postale ou courrier électronique.

b) Transmission des données
Le Client peut, à sa convenance, transmettre ses données :

• Par voie postale à l’adresse du Siège Social mentionnée en Article I.
• Par messagerie électronique (en pièces jointes sous format Word, Excel ou PDF) : contact@aequinoxe-office.com

VII) DEVIS ET VALIDITÉ DES COMMANDES
Toute demande de prestation adressée à Æquinoxe-Office donne lieu à l’établissement d’un devis personnalisé, gratuit et sans engagement. Tout devis signé et portant la mention « Bon pour accord » sera considéré comme une commande ferme et définitive. Un acompte de 30% sera demandé à la signature du devis. Le paiement du solde sera réglé à réception de la facture. Tout devis est valable un mois. Au-delà, il devra être réexaminé.

Le devis pourra être renvoyé par courrier ou par email. Le Client dispose d’un délai de rétractation de 7 (sept) jours ouvrés à compter de la date de son acceptation qui doit figurer sur le devis (cf. Article XII).

La commande d’une prestation est définitivement validée par Æquinoxe-Office quand elle dispose :
• du devis accepté, daté et signé par le Client,
• de l’acompte demandé,
• des documents et informations nécessaires et indispensables à la bonne exécution des travaux, ils doivent être de bonne qualité et transmis sur des supports valides.

Ces conditions remplies permettront le démarrage effectif de la prestation commandée.

Le contrat pourra être renouvelé au gré des parties à l’arrivée du terme. Un avenant écrit sera alors établi pour en établir les conditions.

VIII) LIEUX D’EXERCICE
Les prestations prévues en Article II seront réalisées depuis le Siège Social de Æquinoxe-Office ou au sein des locaux du Client, comme il sera défini entre les deux parties et dans la limite de 30 km du Siège Social de Æquinoxe-Office.

Pour tout déplacement sur site, à une distance supérieure à 20 km, des frais de déplacement (selon le barème fiscal) seront facturés. De plus, pour toute mission sur site, le Client devra mettre à sa disposition tous les outils nécessaires à la bonne réalisation de la mission.

IX) TARIFS
Les tarifs des prestations sont ceux en vigueur au moment de la prise de commande par le Client. Ils sont libellés en €uros et ne sont pas soumis à la TVA, conformément à l’article 293B du Code Général des Impôts. Les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année. Toutefois, Æquinoxe-Office se réserve le droit de les modifier à tout moment étant entendu que les travaux en cours seront facturés aux prix indiqués lors de l’enregistrement de la commande validée par la signature du devis et des présentes conditions générales de prestation de services.

Les tarifs sur le devis peuvent être définit à l’unité, à l’heure ou au forfait et ne comprennent pas les frais supplémentaires (cf. Article X) qui apparaîtront sur la facture finale.

X) MAJORATIONS ET FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
a) Majorations
Toute prestation réalisée sur demande du Client « en urgence » et sous réserve de disponibilité du Prestataire sera majorée comme suit :

• Travail urgent dans les 24 heures, ou commandé le soir après 19h00 = + 25%.
• Travail urgent dans les 48 heures = + 15%.
• Travail week-end et jour férié, ou commandé le vendredi après 19h00 = + 50%.

b) Frais supplémentaires
Des frais supplémentaires peuvent s’ajouter au devis accepté par le client :

• Fournitures spécifiques à la réalisation de la mission, reliure, impression, …
• Frais d’affranchissements selon les tarifs de La Poste en vigueur.
• Frais de livraison des prestations.
• Frais de sauvegarde des documents : CD, DVD, clé USB.

Pour ces frais, un acompte de 30% du montant total pour toute prestation pourra être demandé à la signature du devis. Cet acompte figurera sur celui-ci et fera l’objet d’une facture d’acompte.
Dans ce cas, l’exécution des prestations ne pourra commencer qu’après encaissement de l’acompte. Étant entendu que le solde devra être versé comptant à réception de la facture.

XI) MODALITÉS DE PAIEMENT ET ESCOMPTE
Æquinoxe-Office établit une facture à chaque fin d’intervention ponctuelle ou mensuellement pour les interventions régulières nécessitant plusieurs mois de travail ainsi que pour les interventions permanentes.

Sauf conditions particulières spécifiées sur le devis préalablement validé, les factures s’entendent établies net et sans escompte. Le règlement des prestations s’effectue au comptant, à réception de chaque facture par chèque bancaire, postal à l’ordre de « Æquinoxe-Office », virement bancaire ou via PayPal ou en espèces (remises en mains propres à Laurence STAEBLER-THIBAUT). Dans ce dernier cas, un reçu sera alors délivré au Client.

En cas de paiement par chèque ou virement bancaire ou via PayPal en provenance de l’étranger, l’intégralité des frais de change et frais bancaires donnent lieu soit à une majoration forfaitaire précisée sur le devis, soit à une refacturation intégrale au Client.

Par ailleurs, aucun escompte ne sera accordé en cas de paiement anticipé.

XII) DROIT DE RÉTRACTATION ET ANNULATION
c) Droit de rétractation
Un droit de rétractation sera accepté dans la limite de 7 (sept) jours ouvrables suivant la date du devis signé, uniquement s’il est prévu un début d’exécution de la prestation postérieure à ce délai de 7 (sept) jours. Il ne sera alors facturé aucun frais au Client. Cependant, si un acompte a été versé, il ne lui sera pas restitué.

d) Annulation
En cas d’annulation d’une prestation en cours de réalisation par le Client et quelle qu’en soit la cause, le travail déjà effectué sera facturé au Client à hauteur de 100% (cent pour cent) et le travail restant à effectuer à hauteur de 50% (cinquante pour cent).

L’annulation d’une prestation devra être formulée et transmise par écrit à Æquinoxe-Office par courrier ou messagerie électronique et faire l’objet d’un accusé de réception de la part du Prestataire pour être effective.

XIII) RETARD DE PAIEMENT ET PÉNALITÉS
Encadrées par l’art. L 441-6 du Code Commerce, les pénalités de retard (intérêts de retard + indemnités complémentaires) sont dues de plein droit sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire et ce dès le 1er jour de retard après l’échéance de paiement indiquée sur la facture ou, à défaut, du 30ème jour suivant la date d’exécution de la prestation demandée.
Les pénalités de retard sont égales à trois fois le taux d’intérêt légal, soit 2,97% par mois au 1er janvier 2017.

De plus, depuis le 1er janvier 2013, tout retard de paiement entraîne l’exigibilité d’une indemnité forfaitaire qui à été fixée à 40 €uros (Décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012) pour frais de recouvrement dès le premier jour de retard.

Si les frais de recouvrement sont supérieurs à ces 40 €uros, une indemnisation complémentaire est due de plein droit, sur justification, autorisant de fait Æquinoxe-Office à réclamer le remboursement des honoraires d’un cabinet de recouvrement de créances.

Par ailleurs, en cas de non-paiement de la facture à la date fixée par celle-ci, Æquinoxe-Office aura de plein droit la faculté de suspendre ou d’annuler la fourniture de prestations de services demandées par le Client, de suspendre l’exécution de ses obligations, de diminuer ou d’annuler les éventuelles remises accordées.

Il convient de préciser que les commandes en cours sont interrompues de plein droit jusqu’au complet paiement et que le travail en cours reste la propriété du Prestataire jusqu’au paiement complet. En outre, Æquinoxe-Office se réserve le droit de ne pas accepter de nouvelle mission.

XIV) RESPONSABILITÉ
La responsabilité d’Æquinoxe-Office se limite uniquement au montant de la facture concernée.

Æquinoxe-Office mettra en œuvre tous les moyens à sa disposition pour prendre soin et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui seront confiés par le Client pour la réalisation de la prestation. Toutefois, compte tenu des risques de dommages ou de détériorations encourus pour ce type de support, il appartiendra au Client de s’en prémunir par tous moyens à sa convenance.

Le Client convient que l’intervenant, Æquinoxe-Office, n’encourra aucune responsabilité à raison de toute perte de bénéfice, de trouble commercial, de sollicitations que le Client subirait, de demandes ou réclamations formulées contre le Client émanant d’un tiers quel qu’il soit.

À compter de la remise des documents livrés par Æquinoxe-Office, le Client sera responsable de l’utilisation, de l’exploitation et de la diffusion du contenu qui y est présenté. Il décharge en conséquence Æquinoxe-Office de toute responsabilité et garantit Æquinoxe-Office contre tout recours susceptible d’être intenté à son encontre.

Æquinoxe-Office se réserve le droit de refuser tous travaux dont les intentions seraient contraires à l’honnêteté ou à la morale.

Les textes, images et documents remis à Æquinoxe-Office restent la propriété du client, qui seul, assume les conditions d’utilisation notamment en ce qui concerne les droits et éventuels copyrights. Æquinoxe-Office ne saurait être tenu responsable d’une quelconque utilisation frauduleuse.

XV) RÉSILIATION
Dans l’hypothèse où Æquinoxe-Office ne serait plus en mesure d’assurer la mission pour cause réelle et sérieuse (accident, maladie), la résiliation du présent contrat interviendra de plein droit après notification par lettre recommandée, en respectant un préavis de 7 (sept) jours.

XVI) CAS DE FORCE MAJEURE
La responsabilité du Prestataire ne pourra être mise en cause si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations découle d’un cas de force majeure. Celle-ci s’entend de tout évènement extérieur imprévisible et irrésistible selon l’article 1148 du Code Civil, soit catastrophes naturelles, mouvements sociaux, guerre ou malveillance ou en cas de vol, incendie, accident… .

XVII) DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
Les présentes conditions générales de prestation de services sont soumises au droit français et doivent être interprétées conformément à celui-ci.

De fait, tout litige relatif à l’interprétation d’une prestation effectuée par Æquinoxe-Office pour son Client est régi par le droit français.

De plus, tout différend relatif à l’interprétation et à l’exécution d’un contrat conclu avec Æquinoxe-Office, à défaut d’accord amiable, sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Toulouse (31).

Conditions générales de prestations de services mises à jour ce 03.12.2017